Administrator i kontakt

Administratorem Państwa danych osobowych jest Danske Gas S.A., ul. Zygmunta Słomińskiego 7/215, 00-195 Warszawa, KRS 0000861970, NIP 5252838136. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z nami przez formularz kontaktowy lub listownie na adres siedziby.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się przez formularz kontaktowy.

Dane i ich źródła

W zakresie potrzebnym do prowadzenia sprawy przetwarzamy imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, nazwę reprezentowanej organizacji oraz informacje zawarte w korespondencji i załącznikach. Jeżeli są Państwo stroną umowy, przetwarzamy również dane niezbędne do jej zawarcia, wykonania i rozliczenia. Przy weryfikacji kontrahenta przetwarzamy ponadto dane uzyskane w jej toku: informację o pełnionej funkcji i umocowaniu do reprezentacji, o statusie beneficjenta rzeczywistego oraz wynik sprawdzenia list sankcyjnych.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Państwa albo od kontrahenta, którego Państwo reprezentują lub u którego Państwo pracują. Przy weryfikacji kontrahentów korzystamy także z publicznych rejestrów – Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych i wykazu podatników VAT – oraz z list sankcyjnych.

Cele i podstawy prawne

• Korespondencja, odpowiedzi i obsługa spraw: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji i załatwianiu spraw.
• Kontakt z reprezentantami i osobami kontaktowymi kontrahentów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – interes polegający na nawiązywaniu i obsłudze relacji biznesowych.
• Działania przed zawarciem umowy na Państwa żądanie i wykonanie umowy, której są Państwo osobiście stroną: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wykonanie obowiązków podatkowych i rachunkowych, w tym wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów rozliczeń: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości.
• Weryfikacja kontrahentów, w tym sprawdzanie list sankcyjnych, oraz przeciwdziałanie nadużyciom: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – interes polegający na ochronie przed nadużyciami i współpracy ze sprawdzonymi kontrahentami.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – interes polegający na ochronie naszych praw.
• Obsługa praw wynikających z RODO i wykazanie wykonania obowiązków: art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 5 ust. 2 i art. 12–22 RODO.

Odbiorcy i przekazywanie danych

Pocztę elektroniczną obsługuje dla nas dostawca usług poczty, a serwis internetowy z formularzem kontaktowym – dostawca hostingu; obaj przetwarzają dane w naszym imieniu.

Dane mogą otrzymywać także podmioty świadczące na naszą rzecz usługi, w szczególności usługi informatyczne i hostingowe, w tym wykonywanie kopii zapasowych, oraz dostawcy systemów do komunikacji i obsługi relacji z kontrahentami; nasi doradcy prawni i podatkowi oraz biegły rewident; a także – w zakresie wynikającym z przepisów – uprawnione organy publiczne. Jeżeli odbiorca ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (art. 45 lub 46 RODO); kopię tych zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z nami przez formularz kontaktowy.

Dostawca poczty i dostawca hostingu mają siedzibę w Szwajcarii. Przekazanie danych do Szwajcarii, państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (decyzja 2000/518/WE, art. 45 RODO).

Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy lub trwania współpracy, a następnie wyłącznie w zakresie i przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do ochrony roszczeń:

• zapytania, które nie doprowadziły do współpracy – do 3 lat od ostatniego kontaktu;
• umowy i rozliczenia – przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminów wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu terminów przedawnienia;
• wnioski dotyczące praw z RODO i związana z nimi korespondencja – do 3 lat od ich rozpatrzenia.

Dobrowolność podania danych

Przy zwykłym zapytaniu podanie danych jest dobrowolne; brak informacji potrzebnych do kontaktu lub zrozumienia sprawy może uniemożliwić odpowiedź. Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy z Państwem są warunkiem realizacji tych czynności.

Państwa prawa

Przysługuje Państwu dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie i ograniczenie przetwarzania. Przenoszenie dotyczy danych dostarczonych przez Państwa, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Można również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego.

Controller and contact details

The controller of your personal data is Danske Gas S.A., ul. Zygmunta Słomińskiego 7/215, 00-195 Warsaw, Poland, KRS 0000861970, Tax ID (NIP) 5252838136. For matters concerning personal data, you may contact us through our contact form or by post at our registered office.

We have appointed a Data Protection Officer, who can be contacted through the contact form.

Personal data and their sources

To the extent necessary to handle the matter, we process your name, contact details, job title, the name of the organisation you represent, and information in correspondence and attachments. If you are personally a party to a contract, we also process the data necessary to enter into, perform and settle that contract. When verifying a business partner, we also process data obtained in the course of that verification: information on the position held and authority to represent, beneficial ownership status and the result of sanctions list screening.

We obtain data directly from you or from the business partner you represent or work for. When verifying business partners, we also use public registers – the National Court Register (KRS), the Central Register and Information on Economic Activity (CEIDG), the Central Register of Beneficial Owners (CRBR) and the register of VAT taxpayers – and sanctions lists.

Purposes and legal bases

• Correspondence, replies and handling enquiries or other matters: Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interest in communicating and dealing with those matters.
• Contact with representatives and contact persons of our business partners: Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interest in establishing and managing business relationships.
• Taking steps at your request before entering into a contract and performing a contract to which you are personally a party: Article 6(1)(b) GDPR.
• Complying with tax and accounting obligations, including issuing and retaining invoices and settlement documents: Article 6(1)(c) GDPR, read together with tax and accounting legislation.
• Verifying business partners, including sanctions list screening, and preventing fraud: Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interest in protection against fraud and in working with verified business partners.
• Establishing, exercising or defending legal claims: Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interest in protecting our rights.
• Handling requests to exercise GDPR rights and demonstrating compliance with our obligations: Article 6(1)(c), read together with Article 5(2) and Articles 12–22 GDPR.

Recipients and international transfers

Our email is handled by an email service provider, and our website with its contact form by a hosting provider; both process data on our behalf.

Data may also be received by entities providing services to us, in particular IT and hosting services, including backups, and providers of communication and business-partner relationship systems; our legal and tax advisers and our statutory auditor; and, where required by law, competent public authorities. Where a recipient is based outside the European Economic Area, data are transferred on the basis of a European Commission adequacy decision or standard contractual clauses adopted by the Commission (Article 45 or 46 GDPR); a copy of these safeguards can be obtained by contacting us through the contact form.

Our email service provider and our hosting provider are based in Switzerland. Data are transferred to Switzerland, a country outside the European Economic Area, on the basis of the European Commission decision finding an adequate level of data protection (Decision 2000/518/EC, Article 45 GDPR).

Retention periods

We retain data for as long as needed to handle the matter or for the duration of the business relationship, and afterwards only to the extent and for the period required by law or needed to protect legal claims:

• enquiries that did not lead to a business relationship – up to 3 years from the last contact;
• contracts and settlements – for the term of the contract and then until the periods laid down in tax and accounting legislation expire, as a rule 5 years from the end of the calendar year in which the tax payment deadline passed;
• data needed to establish, exercise or defend legal claims – until the limitation period expires;
• requests to exercise GDPR rights and related correspondence – up to 3 years after they have been dealt with.

Whether you must provide data

Providing data for an ordinary enquiry is voluntary; without the information needed to contact you or understand the matter, we may be unable to reply. Providing data necessary to enter into and perform a contract with you is a prerequisite for those activities.

Your rights

You have the rights of access, rectification, erasure and restriction of processing. Data portability applies to data you have provided that are processed by automated means on the basis of consent or a contract. You may also lodge a complaint with the President of the Polish Personal Data Protection Office (UODO) or another competent supervisory authority.